Eventos em Universidades

A maioria dos livros referentes a eventos em universidades trata de aspectos voltados as cerimônias universitárias, na qual em meu ponto de vista este enfoque restringe as possibilidades de eventos e seus reflexos tanto na geração de valor ao ensino, pesquisa e extensão, como na possibilidades de desenvolvimento de eventos nas diversas esferas da cultura, do lazer, esporte, dos agrupamentos sociais, do desenvolvimento e treinamento, bem como das principais funções das universidades: a transmissão de informações, a geração de conhecimento, de pesquisa e integração social e comunitária.

No âmbito das empresas de eventos muito se fala em eventos universitários se referindo a ações direcionadas ao público jovem, ou seja, aqueles eventos voltados à faixa etária entre 17 a 25 anos, como festas, cruzeiros marítimos, promoções de produtos e serviços com este perfil. Pensar em eventos mesmo que em universidades se faz necessário entendê-los como um negócio, seja na utilização das instalações existentes, como na possibilidade da área de eventos integrar o portifólio de educação nos diversos níveis; e, ainda, dos serviços prestados pela universidade ao mercado. Neste sentido, a profissionalização e especialização daqueles que atuam nesta área é de fundamental importância, visto que a universidade é um local de desenvolvimento profissional na qual o fazer das equipes de suas estruturas setoriais devem condizer com os conteúdos apresentados aos acadêmicos.

Tanto o mercado quanto os estudos acadêmicos em eventos são recentes e neste sentido grande parte das ações desenvolvidas é oriunda do conhecimento empírico de promotores e organizadores de eventos. Em universidades esta realidade é ainda mais recente, pois no cenário brasileiro pouca são as universidades que compreenderam a importância da criação e de uma maior atenção a esta área.

Pensando em eventos com foco nos alunos as ações desenvolvidas em eventos podem iniciar antes mesmo do ingresso e ir até momento de sua formatura, ou ainda em ações que podem gerar o retorno deste egresso a universidade, seja na forma de palestrante, ou na busca por maiores capacitações, os eventos podem gerar um relacionamento que pode se manter dentro e fora do ambiente universitário e por toda a vida .

Os acadêmicos são um publico freqüentador fiel dos mais diversos tipos de eventos, já que uma das razões está na sua permanência durante um grande período de tempo no ambiente universitário, bem como, suas participações são programadas. Estas programações são geralmente desenvolvidas pelos programas de disciplinas ou pelos projetos pedagógicos institucionais e de cursos que prevêem eventos como ações acadêmicas complementares. Em determinados cursos e carreiras os eventos fazem parte integrante das possibilidades curriculares, não ficando apenas como uma possibilidade opcional, mas como uma etapa do processo de formação.

Ainda, os eventos podem e devem contemplar os colaboradores da universidade, que em sua grande maioria estão divididos entre professores e técnico-administrativos. Estes ao mesmo tempo podem participar dos eventos destinados aos acadêmicos, mas também de eventos destinados especificamente aos colaboradores por intermédio da política de gestão de pessoas da instituição.

No foco da gestão dos processos a área de eventos possui relacionamentos em diversos níveis, pois as ações envolvem vários setores da universidade, visto que diferentemente de uma empresa de eventos, nas universidades existem setores específicos e estes fazem parte de um sistema maior que envolve outros setores, tanto em âmbito administrativo, quanto em âmbito acadêmico. Os relacionamentos administrativos possibilitam a viabilidade das ações e dos processos que resultarão na execução do evento. Já os relacionamentos acadêmicos são os geradores de conteúdo dos eventos. Uma dos maiores desafios da área de eventos em universidades é o desenvolvimento de um sistema relacional que atenda os anseios acadêmicos e as padronizações administrativas. Neste sentido, a experiência obtida na gestão de eventos em universidades mostra que as pessoas atuantes em eventos devem ser além de competentes nas questões administrativas e de gestão, mas também, possuírem um pensamento acadêmico.

Este pensamento acadêmico se manifesta por intermédio não apenas de uma formação acadêmica, mas sim, nas diversas possibilidades que o colaborador possui de atuação nos âmbitos do ensino, da pesquisa e da extensão que universidade desenvolve. A criação de uma estrutura de equipe que destaquem colaboradores para o atendimento de eventos em determinadas áreas de conhecimento, facilitam os desdobramentos dos processos e o atendimento das necessidades e desejos, visto que um evento da área de saúde possui peculiaridades distintas de um evento da área jurídica.

Neste caso, quanto mais os colaboradores estiverem familiarizados com as áreas de conhecimento, maior será o entendimento e a fidedignidade das propostas a serem desenvolvidas por quem gera o conteúdo, que chamaremos de proponente; e, quem executa as ações.

Por Geraldo Campos